Klauzula informacyjna

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez DM TEAM sp. z o.o. z siedzibą w Kielcach

Do kogo skierowana jest informacja?

Klauzula opisuje zasady przetwarzania danych:

• Klientów i kontrahentów;
• Potencjalnych klientów;
• Odbiorców treści marketingowych;
• Osób działających w imieniu klientów;

i jest przekazywana zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 13 i 14 rozporządzenia PEiR (UE) nr  2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L z 2016 r. 119, s. 1 z późn. zm.) – dalej RODO.

Dane administratora i kontakt do niego

Administratorem, czyli odpowiadającym za zapewnienie poufności Pani/a danych jest:

DM TEAM sp. z o.o. w Kielcach
ul. Karola Olszewskiego 6; 25-663 Kielce
tel.: +48 665 586 173; +48 668 605 772
e-mail: biuro@dmteam.pl

Cel i podstawy przetwarzania danych

Klienci i kontrahenci:

• Zawarcie i realizacji umów, w tym obsługa zlecenia i reklamacji – na podstawie zawartej  (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• Wystawienie faktury, rozliczenia księgowe, odprowadzenie podatku – przepisy podatkowe, w szczególności ustawy o  podatku od towarów i usług, a także ustawy o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• Obrona i dochodzenie ewentualnych roszczeń – prawnie uzasadniony interes administratora jakim jest umożliwienie obrony oraz  dochodzenia roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• Ułatwienie kontaktu poprzez podanie dodatkowych danych, takich jak dane komunikatora internetowego – dobrowolna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Potencjalni klienci

• Przedstawienie oferty towarów i usług – prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest możliwość nawiązywania relacji biznesowych, przedstawiania swojej oferty na żądanie potencjalnego klienta oraz udzielania odpowiedzi na pytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• Nawiązanie współpracy biznesowej – prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest możliwość nawiązywania relacji biznesowych, przedstawiania swojej oferty na żądanie potencjalnego klienta oraz udzielania odpowiedzi na pytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• Marketing bezpośredni – zgoda na przekazywanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Udzielenie odpowiedzi na zadane pytania – zgoda na przekazywanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Odbiorcy treści marketingowych

• Marketing bezpośredni – zgoda na przekazywanie informacji handlowych i marketingowych drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Osoby działające w imieniu klientów i kontrahentów

• Umożliwienie zawarcia i realizacji umowy z podmiotem, w imieniu którego działa ta osoba – prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest prawidłowe realizowanie zobowiązań biznesowych oraz kontakt z  przedstawicielami klientów i kontrahentów w  sprawach z tym związanych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz przepisy kodeksu cywilnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

Prawa przysługujące na mocy RODO

Każdej osobie przysługuje prawo:

• Wycofania zgody, na podstawie której dane są przetwarzane;
• Żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

W celu skorzystania z przysługujących praw, należy skontaktować się pisemnie, mailowo lub  telefonicznie z Administratorem.

Prawo złożenia skargi

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora, przysługuje prawo złożenia skargi na niezgodne z prawem przetwarzanie do Prezesa UODO (Informacje dotyczące zasad składania skarg: DLA OBYWATELA – UODO) 

Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane podmiotom zapewniającym poprawne działanie usług takich jak strona internetowa, czy program do wysyłania poczty e-mail.

Dane klientów oraz kontrahentów mogą być udostępnione do współpracującej kancelarii prawnej, biura rachunkowego, firmy windykacyjnej, firmy księgowej, operatora pocztowego lub firmy kurierskiej.

Źródło danych i zakres udostępnianych danych

Administrator pozyskuje dane bezpośrednio od osób, których dane dotyczą.

Jednakże dane osób działających w imieniu klientów i kontrahentów mogą być przekazywane Administratorowi w treści zawieranych umów lub zleceń. Zakres takich danych to imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy oraz służbowe dane kontaktowe.

Administrator może także pozyskiwać dane z ogólnodostępnych źródeł, takich jak KRS, CEIDG czy  biała lista podatników w celu próby nawiązania współpracy lub weryfikacji danych rejestrowych klienta/kontrahenta. Zakres pozyskanych danych jest zgodny z zakresem publicznie udostępnionych w tych rejestrach informacji.

 Czas przechowywania danych

Klienci i kontrahenci – 5 lat po roku zakończenia umowy, a w przypadku dochodzenia roszczeń do czasu ich zaspokojenia lub przedawnienia czasu nawiązania współpracy i  zawarcia umowy (od tego momentu dane są przetwarzane jak dane klienta). W przypadku nie nawiązania współpracy dane będą niezwłocznie usuwane, chyba że ich przechowywanie będzie miało uzasadnienie w obronie przed roszczeniami, wówczas do czasu przedawnienia tych roszczeń.

Potencjalni klienci – do czasu nawiązania współpracy i zawarcia umowy (od tego momentu dane są przetwarzane jak dane klienta). W przypadku nie nawiązania współpracy dane będą niezwłocznie usuwane, chyba że ich przechowywanie będzie miało uzasadnienie w obronie przed roszczeniami, wówczas do czasu przedawnienia tych roszczeń.

Odbiorcy treści marketingowych – do czasu zaprzestania przekazywania informacji marketingowych, zgłoszenia sprzeciwu na takie działanie lub wycofania zgody.

Osoby działające w imieniu klientów i kontrahentów – dane wskazane w umowach do 5 lat po roku zakończenia umowy, dane związane z prowadzoną korespondencją przez okres 5 lat po otrzymaniu wiadomości. W przypadku powstania roszczeń związanych z  działaniem w imieniu klienta lub kontrahenta, do czasu ich zaspokojenia lub  przedawnienia.

Dobrowolność podania danych

Klienci i kontrahenci –  w zakresie danych potrzebnych do zawarcia i realizacji umowy, podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne. Ich niepodanie uniemożliwi zrealizowanie tego działania. Dane niezbędne do wystawienia faktury kontrahent lub klient ma obowiązek podać zgodnie z przepisami podatkowymi. Ich nie podanie uniemożliwi wystawienie faktury.

Potencjalni klienci – podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do nawiązania współpracy lub  przekazania oferty.

Odbiorcy treści marketingowych – podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do otrzymania informacji.

Osoby działające w imieniu klientów i kontrahentów – w zakresie danych potrzebnych do zawarcia umowy, podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne. Ich niepodanie uniemożliwi zrealizowanie tego działania oraz w zakresie innych danych ich podanie jest dobrowolne i nie ma wpływu na współprace z klientem lub kontrahentem.